Jak pisać e-maile? +BŁĘDY!
-
Obojętny, a wręcz oziębły e-mail
Polacy są przekonani, że jeśli mail dotyczy spraw biznesowych powinien być napisany krótko, zwięźle i na temat, bez żadnych emocji i zbędnego zaangażowania. Jest dokładnie odwrotnie. Nikt nie chce czytać e-maili, które są napisane od niechcenia i w takim stylu, jakby ktoś pisał je za karę. Nie bójmy się okazywać emocji i czasami popuśćmy lekką wodzę fantazji (lekką! J)
-
Staromodne pozdrowienia
Brytyjczycy nie przywiązują wagi do tytułów nawet jeśli chodzi o formalną korespondencję. Przy pierwszym kontakcie wystarczy np. „Dear John”, a nie formalne i staromodne „Dear Mr John”, czy „Dear Sir”. Jeszcze gorzej, gdy na początku wiadomości w ogóle nie pojawia się imię. Anglicy odbierają to jako coś bardzo niemiłego i nieodpowiedniego. Kiedy dostają maila zaczynającego się od „Dear John Brown” od razu traktują go jak spam, bo takiej formy najczęściej używają spamerzy.
-
Wysyłanie załączników bez żadnej informacji
Polacy bardzo często wysyłają puste e-maile, bez żadnej treści albo chociażby informacji, że przesyłamy w załączniku jakiś plik. To według Anglików bardzo niegrzeczne i nie na miejscu. Wystarczy dodać np. Here’s the file we discussed.
-
Brak odpowiedzi lub zwlekanie z odpisaniem na e-maila
Jeśli Anglik nie dostanie odpowiedzi na swoją wiadomość w przeciągu 2 tygodni- uznaje, że nie jesteśmy zainteresowani współpracą i nie chcemy mieć z nim żadnego kontaktu. Nie masz naprawdę czasu? Napisz chociażby te kilka słów: Sorry for my slow reply, we’re very busy with a production issue right now. I will come back to you as soon as I can.
-
Przekazywanie wiadomości, bez informowania nadawcy
Polacy mają w zwyczaju przekazywać swoją pracę komuś innemu, tak, aby ponosić za nią, jak najmniejszą odpowiedzialność. Kiedy Anglik się niecierpliwi, najczęściej słyszy: „Przekazałam maila koleżance z innego oddziału. Powinna odpowiedzieć.” Dlaczego nie odpowiedziała? Niewiadomo, ale w każdym bądź razie klient powinien zostać o tym poinformowany.
-
Zadzwoń, jeśli to możliwe!
Wysyłanie e-maili ma swoje zalety: zajmuje mniej czasu, nie wymaga zaangażowania emocjonalnego, ale rozmowa telefoniczna daje nam więcej informacji o potencjalnym kliencie lub naszym partnerze. Dzięki komunikacji przez telefon możemy usłyszeć głos rozmówcy, domyślić się jaki ma nastrój i jakie uczucia mu w aktualnej chwili towarzyszą. Co więcej słuchamy jego tonu i tembru głosu, czy stylu w jakim się wypowiada i dzięki temu możemy pokierować naszą rozmową tak, aby przekonać go do współpracy.
A wy? Jakie błędy popełniacie???